Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?

06/12/22    Domiciliation

De plus en plus d’entreprises font le choix de se tourner vers un bureau virtuel. De quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages et inconvénients d’un bureau virtuel ? ABC LIV, spécialiste de la domiciliation et de la domiciliation en ligne, vous parle de la virtualisation des environnements de travail.

Bureau virtuel : de quoi parle-t-on ?

Un bureau virtuel est très différent d’un bureau traditionnel physique, il s’agit d’un espace de travail dématérialisé. Il est accessible informatiquement depuis partout dans le monde, et permet de gérer son entreprise et ses fichiers à distance, avec une infrastructure de bureau virtuel (VDI).

Le bureau virtuel (ou virtual desktop) est notamment rendu possible par les sociétés de domiciliation. Qu’est-ce qu’une domiciliation ? Toute entreprise a une adresse de domiciliation, où se situe officiellement son siège social. Cela peut être l’adresse des locaux de l’entreprise, s’il y en a, celle du domicile du chef d’entreprise, ou bien encore une adresse fournie par une société de domiciliation.

Quels sont les services liés au bureau virtuel ?

Outre une adresse professionnelle prestigieuse, une société de domiciliation peut offrir une quantité de services aux utilisateurs d’un bureau virtuel.

Dans le cadre d’un bureau virtuel lié à une adresse de domiciliation, il peut y avoir d’autres services de domiciliation. Les voici :

  • Une location de bureaux ;
  • Un espace de coworking;
  • La réception du courrier, le tri, et la réexpédition ;
  • Un stockage de documents sur un cloud ;
  • Une permanence téléphonique;
  • Une redirection des appels téléphoniques ;
  • Un réceptionniste avec transfert d’appels ;
  • Une location de salles de réunion ;
  • Un secrétariat administratif et juridique pour préparer vos documents légaux, vos factures et devis, etc.

Ces différents services vous permettent de bénéficier d’un confort dans la gestion de votre entreprise, mais également d’une crédibilité auprès de vos clients et partenaires, qui apprécieront que vous ayez un secrétariat, et vos locaux situés à une adresse renommée.

Bureau virtuel : quels sont les avantages ?

Quels sont les avantages d’avoir un bureau virtuel plutôt qu’un bureau physique ?

Tout d’abord, cela permet de réduire les coûts, parfois de manière importante. La location permanente de locaux, bureaux ou salles de réunion coûte cher. Il est souvent plus économique que les employés d’une entreprise travaillent à distance. Une adresse de domiciliation liée à un bureau virtuel permet de les réunir ponctuellement pour des séances de travail ou des réunions, en louant des locaux à la journée ou à la semaine. Plus besoin de continuer à payer la location de locaux vides alors que tout le monde est en congés ! De plus, domicilier son entreprise dans un quartier réputé d’une ville dynamique, par un contrat de domiciliation d’entreprise, confère une bonne image à une entreprise. Elle n’aurait probablement pas pu louer des locaux à long terme à cette même adresse.

Le bureau virtuel permet une grande flexibilité, chacun peut travailler de chez soi, à tout moment, il suffit d’une connexion internet. En quelques clics, chacun peut être connecté à son environnement de travail, sans avoir à perdre du temps dans les transports en commun ou les bouchons. Domicilier son bureau virtuel ailleurs que chez soi permet aussi de bien séparer sa vie professionnelle de sa vie privée.

Enfin, les sociétés de domiciliation permettent de domicilier son entreprise dans la ville de son choix. Et cela peut s’avérer intéressant quand l’on sait que la cotisation foncière des entreprises (CFE) est fixée par les communes. Cette taxe n’est donc pas la même partout, elle est moins élevée dans certaines villes !

Bureau virtuel : quels sont les inconvénients ?

Mais un bureau virtuel peut aussi présenter des inconvénients.

Il faut tout d’abord s’assurer que l’infrastructure virtuelle soit sécurisée, avec authentification, et disponible pour tous à tout moment. Si elle a des défaillances, vos employés peuvent être temporairement empêchés de travailler sur leurs machines virtuelles informatiques. Il faut également prévoir une forte capacité de stockage en ligne sur des serveurs virtuels ou datacenters. Il est parfois nécessaire d’équiper chaque salarié avec du matériel informatique puissant et sécurisé.

Le bureau virtuel présente également les mêmes inconvénients que le télétravail : isolement social et professionnel puisque chacun travaille seul ; difficultés à contrôler le travail de ses employés ; démotivation des salariés, etc.

Bref, avant d’opter pour un bureau virtuel, rien de tel que de tester les conditions de travail !

Disposer d’un bureau virtuel avec la domiciliation

Il est possible de mettre en place un bureau virtuel de différentes manières, mais l’une d’elles est de passer par une société de domiciliation.

Il faut tout d’abord choisir son entreprise de domiciliation, en fonction des adresses qu’elle propose et de ses services. Puis, il est nécessaire de choisir son adresse de domiciliation. Pour cela, on peut se baser sur la CFE mais aussi sur la réputation que l’adresse va apporter à l’entreprise.

Administrativement parlant, il vous faudra vous munir de plusieurs documents, notamment le formulaire M2 ou P2, ou encore un exemplaire des statuts.

Votre entreprise n’aura rien à envier à celles qui possèdent des bureaux traditionnels ! N’hésitez pas à étudier dès maintenant un contrat de domiciliation pour votre société, afin d’établir votre bureau virtuel.

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